Metin Liçis’ten, İş Yerinde Daha Verimli Olmak İçin Tavsiyeler
Günümüzde, işle ilgili baskıyla başa çıkmak gerçekten zor. Tam zamanlı bir işte çalışan çoğu kişi, ortalama bir iş gününde yapması gereken her şey için zamanın yeterince uzun olmadığını söylüyor.
“Verimli bir çalışan, günün her dakikasını etkili bir şekilde kullanır ve en önemli görevlere öncelik vermesi gerektiğini bilir.” diyen Metin Licis, iş yerinde verimli olmanın sadece üretkenliğinizi artırmak ve patronunuzdan puan kazanmakla kalmayacağını, aynı zamanda kendinizi başarılı hissetmenizi, dolu ve verimli bir iş günü geçirmenizi sağladığını belirtiyor.
Bu bağlamda; Metin Liçiş’in, daha verimli çalışmanızı sağlamak için tasarlanmış alışkanlıkları benimseyerek, üretkenliğinizi büyük ölçüde arttırabilmeniz konusunda verdiği bazı tavsiyelere göz atalım.
1- Temiz Ve Düzenli Bir Çalışma Alanı Tutun
Metin Licis, “Bazen iş yerinde verimliliği sağlamak, çalışma alanınızdaki dağınıklığı temizlemek kadar basit olabilir.” diyerek, düzensiz bir çalışma alanının üretkenliğinizi engelleyebileceğini söylüyor ve şunları kaydediyor: “Dağınık bir yerde belirli araçları veya belgeleri bulmakla sürekli mücadele etmek, ciddi bir zaman kaybı olabilir. Bu nedenle, sadece günlük olarak kullandığınız eşyaları dışarıda tutun ve diğer her şeyi ait oldukları yere kaldırın.
Bir ofiste çalışıyorsanız, çalışmak için ihtiyacınız olan şeyi hızlı ve kolay bir şekilde bulabilmeniz için ofis alanınızı ve masanızı düzenleyin. Bir ofiste çalışmıyorsanız, aynı ilkeler yine de geçerlidir. Örneğin, bir tamirhanede çalışıyorsanız aletlerinizi temiz ve düzenli tutun. Böylece, ihtiyaç duyduğunuz şeyi anında bulabilirsiniz.
Ofis çalışanları gibi çok sayıda belgeyi işleyen kişiler, mantıklı ve organize bir dosyalama sistemi oluşturmalıdır. Sık kullandığınız belgeleri elinizin altında tutun. Diğer belgeleri alfabetik (veya başka bir mantıksal) sıraya göre saklayın.”
2- Malzemeleri Kontrol Edin
Metin Licis, işinizi yapmak için gereken malzemelere ve araçlara sahip olduğunuzdan emin olmanız gerektiğini belirterek, şöyle devam ediyor: “Bir ofisteyseniz; delgeçler, zımba teli, hesap makineleri vb. şeyleri hazırda bulundurmalısınız. Ofis ortamının dışında araçlar tabii ki farklıdır. Ancak, temel ilkeler aynıdır. Karmaşık grafik uygulamaları ile çalışan bilim adamları ve İngiliz anahtarlarıyla çalışan ustalar, malzemelerinin önceden hazırlanmış olmasından fayda sağlayacaktır.”
3- Program Tutun
Gününüzü planlamak için herhangi bir çaba sarf etmeniz muhtemelen çalışma verimliliğinizi arttıracaktır. Metin Liçis’e göre, gerçekten etkili bir program tutmak için, kapsamlı bir planlayıcıyla çalışmanız gerekiyor. Uzun vadeli hedefler için tek bir takvimin daha verimli olacağını belirten Metin Liçis, “Birden fazla program tutarak veya bir program çizerek işinizi gereksiz yere karmaşıklaştırmayın. Muhtemelen kaybedeceğiniz büyük bir not koleksiyonu oluşturmak yerine, ne yapmanız gerektiğini görmek için belirli bir yere bakmak işinizi kolaylaştıracaktır.”
Günlük “yapılacaklar” listesini oluştururken, en yüksek önceliklerle başlamanın büyük yarar sağlayacağını belirten Metin Liçis, “Daha az önemli görevleri listenin sonuna koyun. İş gününüze listenin en başından başlayın. Günün sonunda listeyi tamamlamazsanız, ertesi gün tamamlanmamış konuları ele alın.”
4- Dikkat Dağıtan Unsurları Ortadan Kaldırın
Her iş yerinin farklı dikkat dağıtıcı unsurları olduğunu belirten Metin Licis, “Bunlar, sizi yalnız bırakmayan konuşkan bir iş arkadaşı, baskıcı bir sessizlik, eğlence amaçlı internet sitelerinde vakit geçirmek ya da araya giren gereksiz toplantılar olabilir. İşinize odaklanabilmeniz için bu durumlardan rahatsız olmaya devam etmek yerine, bir an önce bu sorunları çözmelisiniz.” diyor.
5- Kişisel İşleriniz İçin Molaları Kullanın
Molalar size çok ihtiyaç duyulan dinlenmeyi sağlar. Bu dinlenme olmadan, daha yavaş veya daha az ustalıkla çalışarak yorulabilirsiniz. Metin Liçis, molaların aynı zamanda dikkatinizi dağıtan şeylerle başa çıkma şansı verdiğini de söyleyerek, işinizden alıkoyacak her şeyi yapmak için molalarınızı kullanmanın akıllıca olacağını dile getiriyor.
6- Sorumluluklarınızı Parçalara Ayırın
“Büyük projeler göz korkutucu olabilir.” diyen Metin Licis, büyük bir işi küçük parçalara ayırarak daha kolay sonuca daha kolay ulaşılabileceğini söylüyor. Metin Licis’e göre, görevin küçük bir bölümünü yapmak, bir görevi tamamlamak kadar ödüllendirici hissettirmez, ancak zamanınızın akıllıca kullanılmasını sağlar. Yani, her gün üzerinde biraz çalışırsanız en önemli görevlerinizi daha hızlı bitirirsiniz.
7- Toplantıları Sadeleştirin
Toplantılar, hedefleri tartışmak ve bir vizyon oluşturmak için hayati öneme sahip olabilir. Bununla birlikte, kontrol altında tutulmadığında ciddi vakit kaybına neden olur. Metin Liçis’in toplantılarınızı olabildiğince etkili hale getirmeniz için verdiği birkaç ipucu şu şekilde:
“-Her toplantıdan önce bir gündem oluşturun ve olabildiğince bağlı kalın.
-Toplantıya mümkün olduğunca az sayıda insanı davet edin.
-Slayt sunumlarını minimumda tutun. Sunumunuzun tüm içeriğini değil, konuşmanız aracılığıyla aktarılamayan resimleri ve verileri görüntülemek için slaytları kullanın.”